Devenir Master Vendor ? Vous allez devoir gérer vous-même vos fournisseurs.
Nombreuses sont les agences d’intérim qui souhaitent devenir Master Vendor. Mais comment gérer les relations avec vos différents partenaires ?
Des agences d’intérim intéressées à faire du business se présentent comme Master Vendor. Une sorte de spider web strategist, un entrepreneur en chef, qui récupère à son profit des fonctions propres à une organisation. Pratique pour le client qui n’a alors plus qu’un seul point de contact et qui se débarrasse d’un tas de paperasserie. Et excellent pour l’heureuse agence d’intérim, qui peut ainsi s’ancrer solidement chez son client sans avoir à justifier ses prises de décision.
Une nouvelle relation à gérer
L’étape qui mène au niveau Master Vendor comporte une implication pour les agences d’intérim classiques. Ces agences ont pour habitude de gérer les relations de deux parties seulement : d’une part le client, et d’autre part le candidat. Mais lorsqu’on est Master Vendor, il faut encore gérer un 3e groupe : les fournisseurs. Autrement dit, les ‘concullègues’ du secteur de l’intérim.
Comment aborder cela dans la pratique ? Car il faut s’attendre à quelques grippages. En tant que partenaires, il faut conclure des accords et faire preuve de transparence. Quelles sont vos méthodes ? Quelles sont celles des concullègues ? Généralement, le client va préférer travailler avec un VMS neutre. Ce qui va arranger le confrère concurrent, qui lui préfère ne pas travailler avec les outils d’un concurrent.
Une question importante dans un tel processus est de savoir comment organiser la partie administrative. Un Master Vendor doit non seulement gérer les C.V. et les relevés de prestations de ses propres candidats, mais également ceux des candidats venant d’autres organisations. Ces dernières fonctionnant généralement différemment.
La gestion des plannings demande également beaucoup d’attention de la part du Master Vendor, ce qui suppose de s’assurer de la disponibilité du pool de candidats. Un Master Vendor va ainsi plus souvent être un gestionnaire de projets, et non uniquement un fournisseur de talents.
Le point de contact du processus
Le Master Vendor doit normalement être le point de contact pour :
- La sélection des candidats
- La coordination des opérations entre l’entreprise et les fournisseurs
- Le suivi des services et des processus RH qui ont été externalisés
- La communication entre clients et fournisseurs
- La rationalisation des flux de facturation
C’est aussi le rôle du Master Vendor de garder le contact avec l’ensemble des fournisseurs impliqués. Comment rester synchrone dans la communication ? Les différents systèmes en présence doivent-ils être connectés ? Comment veiller à dispatcher rapidement les requêtes du client vers les partenaires concernés ? Comment garantir la transparence de vos procédures vis-à-vis de tous les maillons de la chaîne ?
Dans la pratique, si le Master Vendor a bien le leadership sur les demandes du client, il sait que les autres fournisseurs sont indispensables pour apporter le service attendu par le client. Pour aboutir aux résultats escomptés, le processus doit rester transparent à tous les niveaux, et donc pour les autres fournisseurs. L’échange de données sera déterminant pour atteindre l’objectif final.
Gestionnaire des relations
Le Master Vendor est également gestionnaire des relations. Ce qui entraîne d’avoir un contact régulier avec vos clients et vos sous-traitants, mais aussi d’harmoniser les différents systèmes utilisés. Ou mieux, de mettre en place un seul système qui pourra gérer les différents flux opérationnels des fournisseurs.
Il arrive aussi que des clients du Master Vendor ne veulent pas entendre parler de l’agence Unetelle, ou que des sous-traitants ne veulent pas se connecter à tel ou tel système. En conclusion, si le Master Vendor agit en tant que régisseur d’un système VMS neutre, nombre de problèmes lui seront évités.
Ceci est le 2e article d’une série consacrée aux VMS et à la technologie d’organisation du travail flexible.
