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VMS – Vendor Management System

Un Vendor Management System (VMS) est une application web qui supporte le processus d’embauche de talents externes et l’achat de services en RH.

Les changements dans le domaine de l’embauche de personnel externe vont en s’accélérant ! Et c’est donc également le cas pour le développement au sens large des softwares de support pour l’embauche du personnel externe et des services en RH.

Cela n’apparaît pas uniquement au niveau de la grande variété de fournisseurs bien établis qui proposent régulièrement sur le marché des mises à jour et des extensions de leur outil de gestion. De nouveaux acteurs se présentent également sur le marché avec de tout nouveaux VMS ou outils de gestion, comme ce fut le cas de Pro-Unity en 2015. Deux fournisseurs dominent le marché sur le plan mondial : Beeline-IQ Navigator et SAP-Fieldglass. Aux Pays-Bas, le leader est Nétive, et en Belgique on trouve Connecting-Expertise.

Total Talent Management

Un des développements les plus avancé que l’on trouve chez les fournisseurs VMS est le ‘Total Talent Management’ ou ‘Total Resource Solution’. Ceci démontre que l’utilisation de ce genre de système doit surtout permettre à chaque organisation de pouvoir disposer du bon volume de talents et de compétences, et ce indépendamment de la forme du contrat.  Des thèmes comme la réduction des coûts, la conformité, la gérabilité et la transparence lors de l’embauche d’externes, ne sont plus – selon ces entreprises –  le principal objectif pour utiliser un système VMS.

Tendances VMS

Les systèmes VMS évoluent vers un support des processus ATS (Applicant Tracking System), ce qui implique à l’inverse que les Achats et les RH convergent (obligatoirement) de plus en plus au sein même de l’entreprise.

Une tendance également remarquable qui nous vient d’Amérique et d’Angleterre, est le support de projets SOW, que l’on désigne aux Pays-Bas et en Belgique par ‘Contrat d’entreprise’ ou ‘Contracting’. Comme il s’agit plus, dans le cas de projets SOW,  d’une mesure du résultat (output) que de celle des heures prestées (input), cela requiert d’autres fonctionnalités. Différents fournisseurs de VMS proposent également le support nécessaire pour ce type de collaboration.

Des ’VMS-plugins’ apparaissent également sur le marché, permettant aux fournisseurs de main d’œuvre flexible d’avoir une interface avec le VMS de leur client, afin de pouvoir mieux et plus rapidement faire des propositions. Des tableaux de bord RH avec lesquels l’ensemble des HRM peuvent obtenir une vue globale des processus RH, sont également de plus en plus nombreux.

Processus d’embauche en 13 étapes

Un VMS est un outil de support destiné aux différents processus d’engagement temporaire de talents externes et de services RH. Le schéma suivant décrit les 13 étapes du processus d’engagement temporaire.

En vous appuyant sur un parallèle entre les  fonctionnalités disponibles de chaque outil VMS et les différentes étapes du processus, vous pourrez déterminer quel système VMS peut ou non supporter le plus efficacement les différentes étapes que vous avez définies. Ne croyez pas que tous les outils VMS peuvent assurer toutes les étapes d’un processus. Il est donc essentiel de consacrer du temps au choix de l’outil qui vous conviendra, mais également de comparer plusieurs fournisseurs. Le choix d’un système VMS se révèle être celui le plus important pour optimaliser la gestion des talents externes, maintenant et dans le futur.

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