Appliquez-vous déjà une politique RH pour la gestion des freelances ? 10 suggestions pratiques

Un nouveau marché de l’offre et de la demande s’annonce : de plus en plus de freelances travaillent sur base temporaire pour une entreprise. Les freelances représentent en Belgique 7% de la population active (SERV, octobre 2017). Et 97% des entreprises belges font régulièrement appel aux services de freelances. On sait que 10% des freelances ont le statut d’indépendant.

Ces constatations sont révélées dans une enquête récente de l’Antwerp Management School (AMS) et de SD Worx dans le cadre de leur programme de recherche ‘Next Generation Work :  Creating Sustainable Careers’. Dans leurs conclusions, les auteurs s’inquiètent du fait que seul un tiers des entreprises dispose d’une stratégie RH formelle pour ses collaborateurs freelances.

Vers une politique RH distincte

La pénurie de talents est réelle et cataloguée de ‘here to stay’. Le marché actuel permet aux titulaires du statut freelance de mieux gagner leur vie et de mieux développer leurs capacités, au regard des appointés. La tendance freelance ne cesse de croître et de gagner du terrain. Il est temps pour les organisations d’établir une politique qui puisse gérer ces talents indépendants et flexibles. Dans le cadre d’une stratégie RH revisitée, il s’agit d’optimaliser les avantages (disponibilité rapide, agilité et expertise supplémentaire), tout en limitant les éventuels désavantages (autorité moindre et volatilité).

Il est plutôt interpellant de constater que seul un tiers des entreprises applique une stratégie RH formelle pour ses collaborateurs freelances.

En adoptant une approche purement réactive, fragmentée ou en relation avec la ‘gig economy’, il y a de fortes chances de perdre assidûment un temps précieux en formations diverses et de passer à côté des meilleurs talents. Il s’agit donc de bien intégrer la gestion des freelances dans votre politique RH.

Nos voisins anglo-saxons sont déjà un pas plus loin dans l’approche proactive des freelances. Il nous a donc semblé intéressant de décortiquer quelques site web du côté anglais (*). Nous sommes partis à la recherche et avons trouvé des méthodes qui selon nous sont les plus adaptées aux entrepreneurs, acheteurs et responsables RH. Notre compilation vise surtout les implications sociales et organisationnelles. Nous laisserons donc là les aspects juridico-techniques.

Conseils pour entrepreneurs, acheteurs et responsables RH

1. Intégrez les freelances dans votre politique stratégique de RH Ne considérez pas les freelances comme des bouées de sauvetage pour les cas d’urgence – ou comme des tiroirs à n’ouvrir que dans des cas exceptionnels – mais bien comme des éléments essentiels de la stratégie de développement de votre organisation. Voici quelques questions importantes à se poser : Pour quels types de missions vaut-il mieux faire appel à un freelance ? Et pour quelles raisons ? Quelle est la manière la plus adéquate pour approcher les talents externes ? En quoi consiste votre offre ?
2. Centralisez la gestion administrative de tous les freelances L’alternative, c.à.d. une gestion par département ou fragmentée au travers des business units, est nettement moins efficace, et donc par définition plus coûteuse. Si plusieurs départements concluent seuls et de manière non coordonnée des contrats de service, vous perdrez rapidement tout contrôle.
3. Identifiez les risques potentiels pour l’organisation Pensez aux implications juridiques et financières éventuelles, à l’importance d’une bonne coordination, à la réputation de l’entreprise, à la protection des données confidentielles, à l’accès aux bâtiments, …
4. Établissez une réserve de freelances potentiels En cas de besoin urgent d’une expertise particulière ou d’une expérience spécifique, vous devez réagir rapidement. Ne laissez (plus) rien au hasard : les freelances hautement qualifiés sont difficiles à dénicher !
5. Veillez à instaurer un processus d’acceptation fluide et rationnel. Informez rapidement les candidats intéressés s’ils conviennent ou pas. Si cela s’impose, utilisez pour les freelances un outil de sélection distinct.
6. Construisez une relation personnelle avec les freelances Surtout si vous envisagez une collaboration à long terme. Veillez à les associer autant que possible au milieu social des équipes, et faites-leur ressentir qu’ils sont les bienvenus dans l’entreprise, même en cas de mission temporaire. Donnez-leur accès aux facilités qu’offre l’entreprise. Indépendamment de leur statut, si vous considérez les freelances comme des collaborateurs à part entière, ils seront plus enclins à s’engager sans compter pour l’entreprise et les clients.
7. Tenez compte des attentes et des objectifs spécifiques des freelances Pourquoi sont-ils freelances ? Quel retour attendent-ils de leurs efforts ? Gardez en tête que nombre d’entre eux recherchent des missions intéressantes correspondant à leur expertise et à leurs objectifs.
8. Soyez exhaustif à propos de vos attentes sur la qualité de leurs prestations Expliquez bien le cadre de leur action et les objectifs fixés. N’oubliez pas de les informer sur la mission et la vision de l’organisation. Mais soyez prudent en communiquant des instructions concrètes de mise en œuvre : respectez la légalité et sachez que chaque freelance applique sa propre méthode de travail. Les faire entrer dans un carcan de collaborateur fixe est du reste strictement interdit.
9. Pendant et après la mission, donnez au freelance suffisamment de feedback sur sa prestation Votre feedback sera utile pour les prochaines missions que vous lui attribuerez. Restez ouvert aux questions. Collectez les données des feedback transmis aux différents prestataires.
10. Respectez équitablement le prix du marché et les conditions de paiement Un délai de paiement de 3 mois est peut-être habituel pour vos fournisseurs, mais généralement les freelances ne disposent pas d’une grande capacité financière. Tenez-vous-en de préférence à un règlement mensuel. Et s’ils le méritent, réservez-leur un petit extra de temps en temps.

Sources :

Businessadvice.co.uk ,  Hrmagazine.co.uk ,  Recruiter.com ,  Cornerstoneondemand.com,  Hbr.org, managementtoday.com ,  personeltoday.com