Talentpools: het nieuwe normaal in de zoektocht naar extern talent

Wat is uniek aan de technologie van een talentpool platform?

Voor uitdagende of regelmatig terugkerende vacatures wil je snel kunnen schakelen met kandidaten die jou al kennen. Dat is mogelijk wanneer je alle relevante kandidaten uit je doelgroep binnen handbereik en ‘ready to use’ hebt. De technologie hiervoor, de zogenaamde ‘talentpool platformen’ komt in verschillende maten en vormen. Elk talentpool platform heeft bepaalde unieke kenmerken die extra ontwikkeld zijn en daardoor optimaal aansluiten op de noden van de klant. Toch zijn er enkele universele kenmerken van talentpool platformen:

1. Talent registreert zichzelf
   Een substantieel verschil met andere systemen zoals een ATS (Applicant Tracing System) of VMS (Vendor Management System), is dat kandidaten zichzelf registreren op een talentpool platform. Ze maken hun eigen profiel aan, geven aan wat hun sterkste skills en professionele ervaringen zijn en naar welk type projecten of jobs hun interesse uitgaat. Duidelijke beschikbaarheden voor een project zijn belangrijke datavelden voor een talentpool. Het talent dat zich registreert op een talentpool platform heeft daarmee alles in eigen handen, en kan zijn profiel ten alle tijden aanpassen & beheren. Er is geen tussenkomst van een leverancier of MSP die het profiel beheert in naam van de kandidaat, zoals bijvoorbeeld vaak het geval is bij een Vendor Management Systeem (VMS). Door deze focus op het talent zelf, zie je dat talentpool platformen veel aandacht besteden aan mobiele apps en de user interface voor de registratie.

2. Rechtstreekse communicatie met je talentpool (B2C)
   Waar een traditioneel VMS systeem focust op interactie tussen de leveranciers (van talent) en het bedrijf, legt een talentpool platform de nadruk op rechtstreekse communicatie tussen het talent en jouw bedrijf. Met andere woorden, waar een VMS historisch gezien ontwikkeld werd als Business-to-Business (B2B), wordt een talentpool platform gebruikt om Business-to-Consumer (B2C) interactie te faciliteren. Hierbij is je geregistreerde talent de consument van de content van je bedrijf. Vanzelfsprekend wil je als bedrijf de jobs of projecten communiceren met je geregistreerde talent. Een goed talentpool platform laat toe om je talent rechtstreeks te benaderen, hen op de hoogte te brengen van belangrijke bedrijfsupdates, events, trainingen & voordelen. Het talent wordt als een community beheerd, met de mogelijkheid tot rechtstreeks contact.

Een traditioneel VMS systeem focust op interactie tussen de leveranciers (van talent) en het bedrijf,  een talentpool platform legt de nadruk op rechtstreekse communicatie tussen het talent en jouw bedrijf. Met andere woorden, waar een VMS ontwikkeld werd als Business-to-Business (B2B), wordt een Talentpool platform gebruikt om Business-to-Consumer (B2C)

3. Automatisering van rekruteringsprocessen
   Wat een talentpool platform wel gemeenschappelijk heeft met een traditioneel VMS systeem of ATS is de automatisering van bepaalde rekruteringsprocessen. Denk dan aan de publicatie van jobs & projecten op jobboards, het inplannen van interviews, kandidaat selecties, compliancy checks, etc. Elk talentpool platform zal deze processen in meerdere of mindere mate opnemen in haar functie-pakket. Bij selectie van een talentpool platform is het van belang te kijken welke technologie het beste aansluit op jouw bedrijfsnoden. Vaak zullen talentpool platformen de mogelijkheid hebben om naadloos te integreren met een VMS en/of ATS, die beide veelal de rekruteringsprocessen diepgaander hebben ontwikkeld. Het is daarom verstandig te kijken welke overlappende functionaliteiten de verschillende technologieën hebben. Vaak bestaan er ook partnerships tussen talentpool platformen en VMS en/of ATS tools, wat een optimale setup garandeert voor klanten.

Talentpool platformenzijn dus erg handig voor kandidaten, maar  ze zijn ook uiterst effectief voor de Talent Acquisition verantwoordelijke,  en zelfs het bedrijf in het algemeen. Door bij te houden wie aan welke projecten binnen je bedrijf heeft gewerkt en wanneer deze werden afgerond, beschik je met een goed beheerde talentpool over een sourcingbron die externe leveranciers als eerste contactpunt overbodig maakt. Talentpools maken het inzetten van talent meer duurzaam, en dat is een goede zaak voor het individuele talent én voor je organisatie.

Talentpools maken het inzetten van talent meer duurzaam, en dat is een goede zaak voor het individuele talent én voor je organisatie.

Welke talentpool platformen zijn er beschikbaar?

Enkele voorbeelden van internationale talentpool platformen zijn TalentNet, Twago, Elevate, Ceipal, Adepto, etc. Dichter bij huis biedt LANCR via hun mobiele applicatie een pur sang talentpool platform voor de Belgische markt, met de optie om een eigen bedrijfsspecifieke talentpool app dan wel de algemene publieke talentpool van LANCR te gebruiken. Bij LANCR wordt sterk ingezet op benefits die voor de volledige populatie in de talentpool beschikbaar worden gesteld.  Denk aan een aantrekkelijk abonnement voor mobiele telefonie of voor een nieuwe lease wagen, verzekering, etc.

Voor de Benelux-markt is het ook van belang te weten dat VMS providers zoals proUnity, hireme en Netive talentpool modules aanbieden binnen hun VMS systeem. Echter wordt hier de talentpool functionaliteiten eerder vanuit het standpunt van de leveranciers of Managed Service Provider (MSP) benaderd.

Talentpools opbouwen én onderhouden – wie klaart de klus?

 Werving van personeel is traditioneel  uitsluitend een rol voor HR, maar inmiddels is dit in de praktijk al lang niet meer het geval.. Wanneer het over inhuur van externen gaat, komen naast hr ook de business en de inkoopafdeling in beeld. Zij maken idealiter gebruik van een VMS, al dan niet in samenwerking met een  Managed Service Provider Bij het bouwen en onderhouden van Talentpools wordt ook Marketing als belangrijke stakeholder betrokken. Het aantrekken van nieuw talent in de pools is een B2C aangelegenheid die input van Marketing vraagt en niet langer een B2B proces waar Inkoop traditioneel nauw betrokken is.

De samenwerking tussen Marketing & HR slaat ophet actief afstemmen en segmenteren van relevante content voor het talent in de talentpool, opzetten van ‘op maat’ communicatie campagnes, actief betrekken van de kandidaten, incentive programma’s, employer benefits communiceren,enz. Employer Branding is een belangrijke component om de leden van je talentpool op de hoogte te houden van wat speelt in jouw bedrijf. Steeds meer worden nu ook derde partijen ingeschakeld om deze talentpools actief op te bouwen en te onderhouden. Managed Service Providers (MSP) richten zich op deze “curatieve” rol om de talentpool te onderhouden en actief te beheren voor hun klanten. Zij hebben als MSP immers ook baat bij een efficiënter en meer duurzaam rekruteringsproces. MSP’s worden  afgerekend op KPI’s door hun eindklanten, waaronder strakke doorlooptijden.

Waar de aanwerving van personeel vroeger een uitsluitende rol voor hr was, zien we dat het actief beheer van een talentpool ook inbreng vergt van Marketing

Tips & Tricks om je talentpool actief te onderhouden

Je talentpool dient actief beheerd te worden om het geschikte talent snel en efficiënt in te zetten bij projecten. Hiervoor bestaan diverse technieken die je kan toepassen:

1. Kies het juiste talent
   Je talentpool dient mensen te bevatten met de juiste expertise voor je bedrijf. Enkel op die manier kan je snel op hen terugvallen zonder lange onboarding processen. Deze mensen zijn de experts ter zake die reeds een bewezen track record hebben in jouw bedrijf of vergelijkbare bedrijven of projecten

2. Open communicatie
   Als freelancers of zelfstandige consultants tussen projecten in zitten, zoek dan naar manieren om hen te betrekken in de talentpool. Houd communicatielijnen open om relaties met deze populatie warm te houden. Dit zal helpen om jouw organisatie als eerste keuze te positioneren wanneer er een nieuw project komt.

3. Cultural Fit met jouw organisatie
   Als je extern talent inhuurt en ermee samenwerkt, zorg er dan voor dat ze in jouw bedrijfscultuur passen. Veel bedrijven maken sinds de Corona-crisis vaker gebruik van afstands-werkers en ook daar zie je dat het ingehuurde extern talent wellicht beter zal samenwerken met managers of interne projectteams als ze passen bij de cultuur van uw organisatie.

4. Segmenteer je content
   Zorg er voor dat je content die je toestuurt relevant is voor het segment waar het talent zich bevindt. Volg nauw profielwijzigingen op van het geregistreerde talent en zoek op het juiste moment de interactie op. Identificeert in welke fase de kandidaten in je talentenpool zich bevinden (actief op zoek, niet beschikbaar maar wel geïnteresseerd, etc.). Op die manier kan je de content die je hen stuurt aanpassen. Zo zal bijvoorbeeld talent dat niet actief op zoek is naar een nieuwe job wellicht minder geïnteresseerd zijn in daadwerkelijke vacatures, maar misschien wel graag content ontvangen die hen kan helpen bij hun carrière. 

5. Gebruik zelf actief je talentpool
   Last but not least … Maak er een gewoonte van in je bedrijf om je talentenpool regelmatig te controleren, zodat je op de dag dat je een vacature open hebt staan, de  reflex hebt om eerst naar je talentenpool te gaan. Een talentpool is pas relevant als er ook actief interessante jobs en projecten gepost worden. 

Meer weten over opbouwen en onderhouden van Talentpools?

Hier kan je de eerste bijdrage van drie bijdrages lezen over Talentpools. In het 3^de en laatste artikel gaan we dieper in op succesvolle case-studies van  talentpools bij  bedrijven.

Op 1 december 2020 organiseert NextConomy in samenwerking met ClubVMSA een gratis online  event voor HR Business Partners, Inkopers van Contingent Workers en Talent Experts omtrent Talent Pooling: ‘Talent Pooling, key to an efficient workforce management’ (Engelstalig)

Meer informatie en inschrijven kan via deze link.