Elk talent moet bijdragen aan het succes van de organisatie

Wereldspelers

Voor wie Beeline nog niet kent: Beeline is een leider in de wereld van software oplossingen voor het beheren van externe talenten in organisaties. Hun oplossing kan alle contractvormen aan in elke geografische regio waar ook in de wereld. Ook Pontoon is een grote speler in de HR wereld en de inhuur van talenten. Zij zijn in meer dan 100 landen actief bezig met strategische HR transformaties bij hun klanten. Samen beheren Beeline en Pontoon 35 programma’s waarvan 11 in Europa, goed voor €400 miljoen spend.

Eerst zien en meten dan weten

Na het voorstel rondje is meteen al duidelijk dat lang niet iedereen aan tafel in zijn of haar organisatie zicht heeft op het actueel aantal ingehuurde talenten. De situaties variëren van volledige transparantie en strikt te volgen procedures tot helemaal geen idee (“veel, ik zou moeten gokken”) en alle vrijheid voor de inhurende managers. Ook blijkt de definitie van ‘contingent workforce’ of ‘ingehuurd talent’ niet overal dezelfde lading te dekken. Zo hoort uitzendarbeid niet altijd tot deze categorie of definieert men dit als ‘all workforce usefull for the business managed on cost base’. Daar horen dan bijvoorbeeld ook de talenten bij die uit landen als Polen of Roemenië worden gehaald om hier te werken. Bij anderen gaat het voornamelijk om freelance ICT-profielen waar, mede door de grote aantallen, geen allesomvattend zicht op is. En wat met de consultants van de Big Four, reken je die ook bij je ingehuurde talenten?

Als gevolg van de situatie waarbij de business in alle vrijheid inhuurt wegens gebrek aan een centrale visie en beleid, geven enkele aanwezigen eerlijk aan dat mogelijk hier en daar schijnzelfstandigheid ontstaat. Ook maakt men zich zorgen over het kostenaspect: zijn prijs en kwaliteit wel in balans?

HR of Inkoop?

De ‘war for talent’ en de vele, snelle veranderingen op de arbeidsmarkt maken dat er anders naar ingehuurd talent wordt gekeken. Ook hier zie je dat er verschillende visies en snelheden zijn bij de bedrijven rond de tafel. Dit vooral omdat HR niet altijd staat te springen om de verantwoordelijkheid voor ingehuurd talent op te nemen, zo blijkt.

HR teams are still reluctant to get involved with contingent workforce management

Een inkoop manager geeft echter aan dat HR betrokken moet zijn: “ HR moet begrijpen dat ingehuurd talent een strategisch voordeel oplevert voor de organisatie. Het gaat er om maximaal flexibel en wendbaar te zijn. Daarvoor moet je competenties van je eigen medewerkers ontwikkelen en de instroom/doorstroom van talenten op orde hebben. In toenemende mate komt die instroom van externen, en moet HR zich dus hier mee bezig houden.”

Talent is the new currency and should be on the strategic agenda of any company

Talenten beheren anno 2019

Interne mobiliteit dus, in combinatie met een instroombeleid inclusief externen? Klopt, bevestigen de meer ervaren managers aan tafel. “You should avoid to go to the market!” Een software applicatie zoals Beeline ondersteunt dit hele gebeuren en het proces, en helpt zo ook talent aan boord te houden.  Helaas geven enkele aanwezigen aan enkel te beschikken over email als systeem om te communiceren en ‘good old’ excel om te beheren. Hier is zeker nog veel winst te halen, voor de organisatie, maar zeker ook voor HR en voor inkoop.

Als snel komt ook de vraag op tafel of extern talent via aanneming van werk (in het Engels SOW, Statement of Work) ook centraal beheerd moet worden. “Absoluut”, reageert iemand stellig. “Dit is anders immers een manier om talenten langs de achterdeur binnen te halen. Wij hebben nu niet de mogelijkheid om dit te controleren, maar dat zou ons veel voordelen opleveren zoals kostenbesparingen, eigenaarschap en een verbeterde zichtbaarheid over wie wat doet bij ons.”

Toch klinkt er ook een waarschuwing aan tafel: “Jullie mengen hier twee verschillende begrippen. Transactionele services zijn catering e.d.; expertise projecten met de Big Four bijvoorbeeld kosten misschien meer, maar leveren ook betere resultaten op.” Hier was iemand het niet mee eens: “bij ons zijn ook kwaliteit én TCO van tel. In elk sourcing project kijken we naar kostenbesparingen, maar zeker ook naar kwaliteit, compliance, duurzaamheid enz. Ook hun toegang tot talent is een bepalende factor om samen te werken, en hun pragmatische aanpak.”, zo klinkt het.

Pontoon haakt in op deze discussie en geeft aan dat zij in meerdere MSP-programma’s bij hun klanten ook het SOW inhuurproces beheren en, onder meer, geconsolideerde facturatie mogelijk maken. Zij volgen namens de business de leveranciers op en toetsen prestaties af met de bepalingen in het contract, beheren eventuele contractverlengingen enz.

Freelancers, een geval apart?

Ook de vele, soms honderden freelancers, bij hun klanten worden door Pontoon beheerd namens de klant, met ondersteuning van specifieke software zoals Beeline. Hiermee kan je als organisatie zelf rechtstreeks zelfstandige experten profielen werven in de brede markt. Beeline helpt ook bij het beheren van leveranciers zodat je als organisatie het volledige inhuurgebeuren in een applicatie hebt.

Wat met de langere termijn?

Met het oog op de toenemende schaarste op de arbeidsmarkt zal elke organisatie elk talent in beeld moeten hebben. Blinde vlekken leiden tot inefficiëntie, ongewenst verloop en juridische risico’s. Iedereen aan tafel is het hier over eens.

Net daarom geven de deelnemers aan dat uiterlijk over 3 à 4 jaar er volledige transparantie moet zijn, én dat idealiter een visie en beleid is uitgestippeld en geïmplementeerd. Sommigen hopen een betrouwbare partner te hebben aan hun zijde, anderen streven er naar om de bedrijfscultuur in het programma voor de externen in te bouwen.

The cultural part of our organization needs to be embedded in the contingent workers. This is our main challenge. We need people with the right mind set and will develop the skills ourselves.

Met het oog op de schaarste is ‘Employer Branding’ nu nog meer belangrijk dan ooit, maar het is net zo belangrijk om nieuwe methodes te gebruiken om de vele niet-actief zoekende kandidaten te bereiken. HR moet bijvoorbeeld in deze ‘candidate driven market’ het huidige HR proces volledig durven omdraaien en de kandidaat centraal stellen. Silo’s moeten worden afgebroken en HR is partner van Inkoop om samen voor de business het beste talent uit de markt te halen.

Als afsluiter voor de koffie kwam deze mooie visie op de toekomst: “Ons beleid in verband met externe talenten zal in lijn zijn met de veranderingen in de arbeidsmarkt en met hoe mensen willen werken. Alleen zo laten we elk talent maximaal bijdragen aan het succes van onze organisatie.”

Mission for HR: all people should contribute to the success of the company

Meeting of Minds

Beeline organiseert nog andere Meeting of Minds sessies in Europa, oa.

• Dusseldorf, 23 Oktober 2019
• Amsterdam, November/December 2019
• London, November/December 2019

Wil je er bij zijn, neem even contact op met Dennis Van de Vijver van Beeline.